Ein ordentlicher Arbeitsplatz – Möglich mit Hilfe der 5S-Methode!

Ein ordentlicher Arbeitsplatz – Möglich mit Hilfe der 5S-Methode!

Februar 6, 2019 0 Von Laura Putschies

Albert Einstein sagte einmal: „Ordnung braucht nur der Dumme, das Genie beherrscht das Chaos.“

Da stelle ich mir die Frage: „Wenn ich meinen Arbeitsplatz ordentlich halte, bin ich dann dumm?“

Ich denke nicht! Ich kann zwar den Überblick behalten und somit das Chaos beherrschen, wenn sich die bunten Zettelchen, Notizen und Ordner auf meinem Schreibtisch stapeln, jedoch kann das Chaos schnell einmal in Stress ausarten.

Besonders stressig wird es, wenn jeder Kollege Unterlagen an einem anderen Ort ablegt – kein System und keine Ordnung kann an einem Arbeitsplatz ein wirklich großes Chaos entstehen lassen (ein unnötiges Chaos!). Gerade die große Menge an Daten, die jeden Tag auf meinen PC hereinflattert, könnte ich ohne eine bestehende Ordnung nicht überblicken.

Und sammeln sich erstmal ein, zwei, drei Locher auf Ihrem Schreibtisch wird es Zeit Ordnung zu schaffen. Vielleicht sind es keine Locher, aber ich wette auf Ihrem Schreibtisch befindet sich ein Gegenstand doppelt oder gar dreifach, den Sie nur einmal benötigen.

Ordnung können Sie an Ihrem Arbeitsplatz mit Hilfe der 5S-Methode herstellen.


Was ist die 5S-Methode?

Die 5S-Methode stammt ursprünglich von dem Japaner Taiichi Ono und wurde im Zuge des Entwurfs des Produktionssystems für Toyota geprägt. Die 5S stehen für japanische Begriffe, die für exakte Maßnahmen stehen, um Arbeitsplätze sauber, sicher und übersichtlich zu gestalten. Dadurch sollen die Arbeitsprozesse verbessert werden und störungsfrei ablaufen können.

Die japanischen Begriffe wurden in 5 deutsche Begriffe, die ebenfalls mit S beginnen übersetzt. Es besteht zudem eine Übersetzung, bei welcher die fünf Begriffe der Maßnahmen mit A beginnen. Somit ist die Methode in Deutschland auch als 5A-Methode bekannt.

1. Seiri – Sortieren

Zunächst heißt es aussortieren! Alle Gegenstände, die Sie nicht mehr benötigen, werden aussortiert. Entrümpeln Sie Ihren gesamten Arbeitsplatz – den Schreibtisch, Regale, Schubladen, Ablagen, Ordner und auch die digitalen Ordner.

Horten Sie keine Gegenstände wie beispielsweise Scheren oder Tacker doppelt.

Sachen bei denen Sie sich nicht sicher sind, ob diese weggeworfen werden dürfen oder können, sammeln Sie für einen definierten Zeitraum und werfen sie weg, wenn Sie diese in dem Zeitraum nicht verwendet haben.

Achten Sie darauf, dass Sie keine Geschäftsunterlagen entsorgen, die Sie gesetzlich aufbewahren müssen!

2. Seiton – Systematisieren

Da nun alle überflüssigen Gegenstände entfernt wurden, sind Sie bereit zu systematisieren. Alle Arbeitsmittel, Ordner, Unterlagen und auch alle elektronischen Dokumente erhalten einen festen Platz.

Achten Sie bei der Wahl eines Platzes darauf wie häufig Sie einen Gegenstand benutzen. Gegenstände, die Sie ständig verwenden, kommen beispielsweise auf den Schreibtisch. Alles was Sie täglich nutzen, erhält einen Platz in gut erreichbaren Schubladen und alles andere in Regalen oder Schranksystemen. Auch die elektronischen Dokumente auf Ihrem PC können Sie systematisieren, indem Sie verschiedene Ordner und Unterordner für die Dateien erstellen.

Somit schaffen Sie systematisch Ordnung und schaffen ein effektives Arbeitsumfeld.

3. Seiso – Säubern

Jetzt sind Sie bereit für den dritten Schritt. Säubern Sie nun Ihren Arbeitsplatz und halten Sie ihn zukünftig sauber.

Reinigen Sie zunächst alle Arbeitsmittel und Stauflächen. Seien Sie dabei gründlich (Schreibtisch, Regale, Schränke, Telefon, Arbeitsutensilien, Hilfsmittel etc.). Nach einer ordentlichen Grundreinigung reicht es in der Regel, wenn Sie Ihren Arbeitsplatz täglich fünf Minuten und somit regelmäßig reinigen.

4. Seiketsu – Standardisieren

Das Standardisieren soll Ihnen helfen Ihre Tätigkeiten zukünftig zu vereinfachen und routinierter zu gestalten. Zudem sollen Sie in diesem Schritt ermitteln welche Hilfsmittel Sie dabei unterstützen können.

Definieren Sie klare Regeln und führen Standards ein. Beziehen Sie hierzu Ihre Kollegen ein, damit alle mit Hilfe der gleichen Standards arbeiten. Beispielsweise können Sie:

  • Gemeinsame Regeln für eine ordentliche Ablage schaffen
  • Ordner und Dokumente analog und digital beschriften und ordnen
  • Checklisten und visuelle Kurzanleitungen für Arbeitsabläufe erstellen
  • Textbausteine für regelmäßige Korrespondenzen vorbereiten
  • Säuberungspläne erstellen
  • Zuständigkeiten definieren

5. Shitsuke – Sichern und ständig verbessern

Der fünfte Schritt der Methode besagt, dass Sie die Schritte eins bis vier beibehalten und dadurch Ihre Ordnung sichern. Erhalten Sie Ihre Standards und halten Sie sich an Ihre Regeln.

Kontrollieren Sie Ihren Arbeitsplatz regelmäßig und verbessern Sie Ihre Abläufe, indem Sie Ihre Standards weiterentwickeln und bei Bedarf ergänzen. Sollte Ihr Arbeitsplatz dennoch mal wieder unordentlich werden, wiederholen Sie die vier Schritte!

Fazit

Ordnung zu schaffen, kann mühsam sein und viel Zeit in Anspruch nehmen. Je größer das Chaos ist, desto mühsamer und zeitintensiver wird es Ordnung zu schaffen.

Dennoch lohnt es sich. Eine gewisse Ordnung und ein System am Arbeitsplatz, an das sich alle Kollegen halten, erleichtert die eigene Arbeit und die Zusammenarbeit mit Kollegen.

Die 5S-Methode hilft Ihnen in einfachen Schritten Ordnung zu schaffen. Also legen Sie am besten sofort los: sortieren, systematisieren, säubern, standardisieren, sichern und ständig verbessern!