Wie mache ich es richtig? Anreden und Grußformeln in geschäftlichen E-Mails

Wie mache ich es richtig? Anreden und Grußformeln in geschäftlichen E-Mails

Februar 15, 2019 0 Von Laura Putschies

Hey Frau Meier 🙂
Hiermit schicke ich Ihnen die Auftragsbestätigung zu Ihrer Bestellung.
Liebe Grüße 😉


Sehr geehrte Frau Meier,
hiermit schicke ich Ihnen die Auftragsbestätigung zu Ihrer Bestellung.
Mit freundlichen Grüßen
Team Zapp


Das sind zwei E-Mails mit jeweils dem identischen Inhalt, jedoch mit zwei verschiedene Anreden und Grußformeln. Welche E-Mail ist für Ihre geschäftlichen Zwecke die Geeignete? Wann schreiben Sie „Hey“ und wann „Sehr geehrte/r“? Wann schreiben Sie „Liebe Grüße“ und wann „Mit freundlichen Grüßen?“

Jede Anrede und jede Grußformel vermittelt eine bestimmte Botschaft. Sie zeigen dem Adressaten durch die Wahl Ihrer Anrede und Grußformel, was Sie von ihm halten. Also steht Achtsamkeit auf dem Plan.

Was geht und was nicht und wann Sie welche Anrede und welche Grußformel einsetzen, verrate ich Ihnen.

Anreden und ihre Bedeutungen

Sehr geehrte/r:

Diese Anrede ist die klassische Variante. Gerade als Anrede für den Erstkontakt ist sie geeignet, da sie als respektvoll gilt. In konservativen Arbeitsumfeldern eignet sie sich auch über den ersten Kontakt hinaus.

Guten Tag:

Eine formelle und höfliche Art der Anrede mit weniger Distanz als „sehr geehrter/r“. Eignet sich bei Personen, mit denen bereits ein erster Kontakt war.

Guten Morgen / Guten Abend:

Diese beiden Varianten sind von der Höflichkeit und Formalität wie „Guten Tag“ zu behandeln. Jedoch muss hierbei darauf geachtet werden, dass Sie sich nicht sicher sein können, wann der Empfänger die E-Mail liest. Deswegen sollten diese beide Anredeformen vermieden werden.

Hallo:

Ein schlichtes „Hallo“ ist sehr unpersönlich. Bei unbekannten Personen ist diese Anrede sogar unhöflich. Okay ist diese Variante lediglich bei einer kurzen und informellen Kommunikation mit Kollegen und Gleichrangingen.

Liebe/r:

Da diese Anredeform sehr persönlich ist, eignet sie sich nur bei Personen, die Sie bereits kennen und mögen. Für einen Erstkontakt absolut nicht geeignet.

Hey:

Für private Mails mag diese Variante in Ordnung sein, jedoch nicht für geschäftliche E-Mails.

Regionale Anrede:

Sie können einen regionalen Bezug in die Anrede einbauen. Schreiben Sie beispielsweise innerhalb Hamburgs eine E-Mail mit „Moin, Frau Müller“ oder in Süddeutschland mit Grüß Gott, Frau Müller“. Seien Sie jedoch vorsichtig, wenn Sie sich mit regionalen Gepflogenheiten nicht gut auskennen.

Schlussformeln und ihre Bedeutungen

Mit freundlichen Grüßen:

Die klassische Variante unter den Grußformeln ist diese. Sie ist zwar wenig originell, jedoch eignet sie sich gut für den Erstkontakt in geschäftlichen E-Mails, da sie als professionell gilt und sie mit dieser Formel auf der sicheren Seite sind. Zwar finden Sie mit diesem Gruß keine Freunde, aber ebenso gewinnen Sie damit keine neuen Feinde.

Die Nutzung von „freundliche Grüße“ ist ebenso formal, jedoch gleichzeitig etwas moderner.

Beste Grüße:

Für diese Grußformel spalten sich die Meinungen. Während einige diese als gute Alternative zu „Mit freundlichen Grüßen“ sehen, sind andere wiederum von „Beste Grüße“ abgeneigt. Ob der Empfänger Ihrer Mail diese Grußformel als geeignet oder ungeeignet ansieht, können Sie vorher nicht wissen.

Bei diesem Gruß scheiden sich die Geister, deswegen nutze ich sie in der Regel nicht.

Viele Grüße:

Für den ersten Kontakt eignet sich diese Grußformel nicht. Sie gilt jedoch als geeignet für informelle und wiederholte Kontakte.

Herzliche Grüße:

Diese Grußformel hat eine persönliche und vertraute Note. Daher sollte sie vor allem zum Einsatz kommen, wenn Sie den Empfänger der Mail bereits kennen. Dann bauen Sie mit diesem Gruß eine herzliche Verbindung zu Ihrem Mailing-Partner auf. Würden Sie diese Grußformel bereits bei einem ersten Kontakt verwenden, könnte es als seltsam empfunden werden.

Liebe Grüße:

Eine noch persönlichere Variante als „Herzliche Grüße“ stellt „Liebe Grüße“ dar und sollten Sie deswegen ebenso nicht bei Unbekannten anwenden. Die Grußformel eignet sich, wenn Sie den Empfänger gut kennen und allenfalls schon per Du sind. 

Schöne Grüße:

Dieser Abschiedsgruß wird häufig als seltsam beschrieben. Kann ein Gruß überhaupt schön sein? Gibt es dann nicht auch hässliche Grüße? Entscheidet nicht der Empfänger, ob die Grüße schön sind oder nicht? All das sind Fragen, die bei dieser Grußformel aufgeworfen werden. Möchten Sie nicht, dass sich Ihr Gegenüber derartige Fragen stellt, sollten Sie eine andere Grußformel wählen.

Gruß:

Hinterlassen Sie lediglich ein „Gruß“ wirken Sie sehr kurz angebunden. Okay ist diese Variante lediglich bei einer kurzen und informellen Kommunikation mit Kollegen und Gleichrangingen.

Mit dankenden Grüßen:

Hier wäre die bessere Alternative „Vielen Dank“ und daraufhin eine Grußformel zu schreiben.

Hochachtungsvoll:

Nutzen Sie diese Variante heutzutage besser nicht mehr, da sie mittlerweile eher als unfreundlich gilt und E-Mail-Empfänger keine wirkliche Hochachtung mehr mit diesem Gruß assoziieren. „Hochachtungsvoll“ ist somit altmodisch und nicht zu empfehlen. 

Grüße mit Ortsangabe „Grüße aus Hannover“ / „Grüße nach Hamburg“

Wenn Sie Ihren Standort oder den Ort des Empfängers mit in den Gruß einbauen, bringen Sie Abwechslung rein. In der Regel stellt dies eine gute Alternative zur Verabschiedung dar. Dafür sollte es jedoch der Situation angemessen sein und nicht gezwungen wirken. Zudem sollten Sie Ihr Gegenüber bereits kennen.

Grüße mit Wetterbezug „Sonnige Grüße“

Dieser Gruß verhält sich wie eine Grußformel mit Ortsangabe. Es ist eine nette Alternative, wenn Sie den Adressaten bereits kennen.

Ciao, Tschüss, Bye, Bis Bald etc.

Solche saloppen Grüße haben in einer geschäftlichen Mail nichts verloren.

Tabus

  • Abkürzungen sind in Anreden und Grußformeln in geschäftlichen E-Mails unbedingt zu vermeiden. Nutzen Sie diese nur in privaten Mails. Beispiele: LG für Liebe Grüße, MfG für mit freundlichen Grüßen
  • Emoticons sollten Sie ebenso vermeiden, da sie zu Missverständnissen führen können. Bei einem Erstkontakt und somit bei einem Kontakt mit einer unbekannten Person ist das Risiko eines Missverständnisses besonders hoch.
  • Speisen Sie den Adressaten Ihrer E-Mail nicht durch Standardfloskeln ab. Variieren Sie bei der Wahl Ihrer Anrede und der Grußformel je nachdem wie gut Sie den Adressaten kennen.

Fazit

Beachten Sie beim Verfassen von geschäftlichen E-Mails welche Anrede und welche Grußformel Sie nutzen. Schließlich haben diese unterschiedliche Bedeutungen und Sie möchten Ihren Gesprächspartner nicht verärgern.

Achten Sie bei Ihrer Wahl darauf, wie bekannt Ihnen der Mail-Empfänger ist, welche Beziehung Sie pflegen und wie häufig Sie bereits Kontakt hatten.

Nicht zu vergessen sind zudem das Image und die Ziele Ihres Unternehmens. Wenn Sie beispielsweise in einem Start-Up arbeiten und ihre Geschäftspartner junge Leute darstellen, können Sie persönlichere und lockere Anreden und Grußformeln nutzen als beispielsweise als Mitarbeiter einer Rechtsanwaltskanzlei.